一、编制会议方案，对会议作整体安排和设计，并将会议方案报请主管领导批准后方可执行;

二、完成会议通知，周知相关单位或个人召开会议，必要时还可制发会议请柬。

三、准备会议用品，包括工作证、姓名卡片、工作文具用品、电子设备等;

四、布置会议场地，根据不同会议情况布置成礼堂式会场、全围式会场、分散式会场，同时根据情况装饰会标、标语、台布等物品。